[tintuc]Đã có khi nào bạn nghe qua về mã số SKU chưa? Nếu bạn là người kinh doanh thì chắc hẳn là nghe qua rồi. Nhưng thực tế nghe qua là 1 chuyện, hiểu rõ nó lại là 1 chuyện khác. Nếu không thuộc chuyên môn thì không phải ai cũng hiểu hết về nó. Vậy mã SKU là gì? SKU sản phẩm là gì? Cách đặt mã SKU như thế nào để dễ dàng tìm kiếm, theo dõi, giúp bán hàng và quản lý hàng hóa hiệu quả? Đây là những câu hỏi mà các doanh nghiệp, cũng như các shop bán hàng thường đặt ra khi bắt đầu đi vào hoạt động kinh doanh. Bài viết sau đây Giupbankinhdoanh sẽ giải đáp tất cả những thắc mắc trên ch bạn.
I. Định Nghĩa Mã Số SKU Là Gì?
SKU là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Stock-Keeping Unit. Dịch ra tiếng Việt nghĩa là “Đơn vị lưu kho”. Một cách dễ hiểu hơn nó là một loại mã bao gồm cả chữ và số dùng để phân loại các mặt hàng tồn kho. Nó có thể là một sản phẩm hoặc dịch vụ, chứa đựng các thông số, thuộc tính, dấu hiệu đặc biệt để phân biệt giữa các mặt hàng với nhau.
- Nó là một dạng ước định để giúp người quản lý phân biệt dễ dàng hơn các sản phẩm, mặt hàng mình đang kinh doanh, bao gồm cả sản phẩm lẫn dịch vụ.
- SKU chuyên nghiệp sẽ giúp các chủ shop lưu trữ lại toàn bộ thông số, thuộc tính, ngày sản xuất cũng như nhà sản xuất, màu sắc, size số, mẫu mã, kiểu cách của từng sản phẩm để dễ dàng phân biệt, cũng như tránh nhầm lẫn với các sản phẩm khác, mà các loại nhập, xuất kho truyền thống không thể làm được.
Các mã này không được quy định cũng không được chuẩn hóa. Đặc biệt, số lượng SKU không bị giới hạn cho dù danh mục hàng hóa của bạn có mở rộng đến đâu.
Ngoài ra, SKU cũng dùng để chỉ một địa danh duy nhất hoặc một đoạn mã tương ứng đơn vị lưu kho. Có nghĩa, ví dụ bạn có hai nhà kho riêng biệt, mỗi sản phẩm giống nhau ở hai kho sẽ có SKU khác nhau. Điều nay giúp cho việc quản lý hàng hóa trở nên chính xác và minh bạch hơn. Thêm vào đó, SKU chỉ liên quan đến các hàng hóa có sẵn và sẵn sàng cho giao dịch, không liên quan đến các hàng hóa đã được đặt hoặc đang chuyển tiếp vào kho.
Khi một công ty nhận được hàng từ nhà cung cấp, họ có quyền được lựa chọn duy trì SKU của nhà cung cấp hoặc tự tạo ra SKU mới. Miễn sao phù hợp và thuận tiện cho công ty là được. Tuy nhiên từ các kinh nghiệm cho rằng mã SKU là mã quản lý sản phẩm nội bộ vì vậy nên tự tạo ra mã SKU riêng.
Tóm lại, trong lĩnh vực quản lý kho hàng, SKU là một công cụ hữu ích giúp bạn tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng, dễ dàng và khoa học.
II. Tại Sao Phải Đặt Mã SKU Vào Sản Phẩm?
Không phải ngẫu nhiên mà mã SKU là trường thông tin bắt buộc khi thêm 1 sản phẩm trên Sapo. Mã SKU cũng không phải là 1 dãy ký tự vô nghĩa mà chúng sẽ giúp bạn rất nhiều trong các nghiệp vụ bán hàng và quản lý hàng hóa.
- Mã SKU là mã nội bộ giúp bạn nhanh chóng định danh sản phẩm để bán hàng và quản lý hàng hóa hiệu quả
- Mã SKU khác nhau giúp phân biệt các phiên bản sản phẩm khác nhau
- Mã SKU giúp phân biệt cùng 1 mặt hàng giữa các kho khác nhau
- Hạn chế tình trạng hết hàng hoặc thất thoát trong quá trình quản lý tồn kho
- Mã SKU là điểm liên kết sản phẩm giữa các kênh khi bán hàng đa kênh
- Quản lý bằng mã SKU là cách quản lý hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ vì không cần đầu tư cho phần cứng
Thực tế đã chứng minh rằng, một hệ thống SKU còn mang lại nhiều ưu điểm hơn nữa mà bất kỳ công ty nào cũng không nên bỏ qua.
1. Trải nghiệm mua sắm và giao diện cửa hàng
Nhờ có mã SKU mà bạn lập được bản đồ và tổ chức cửa hàng của mình để người mua sắm và nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy các sản phẩm cần thiết. Bạn có thể phân loại sản phẩm theo nhiều cách khác nhau trong một hệ thống số SKU. Dù là phân loại theo bất kì tiêu chí nào: loại mặt hàng, bộ phận, bộ sưu tập hay nhà cung cấp,…
Bạn cũng có thể sắp xếp và quản lý các sản phẩm từ các tầng bán hàng đến các khu lưu trữ. Đây là ưu điểm nổi bật giúp bạn cải thiện việc bán hàng và giới thiệu trải nghiệm mới, đặt hàng cho người mua sắm.
Nếu không có mã SKU chắc hẳn việc quản lý sản phẩm sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều, thâm chí còn xảy ra nhầm lẫn, sai sót. Trước những yêu cầu của khách hàng, nếu nhân viên tỏ ra loay hoay bối rối vì đã mất dấu vị trí sản phẩm sẽ để lại một hình ảnh rất tệ cho khách hàng.
Vì vậy, việc quyết định và thiết lập một hệ thống SKU sẽ giúp cải thiện khả năng đáp ứng và hiệu quả trong việc hoàn thành đơn đặt hàng hoặc trả lời nhanh các câu hỏi của khách hàng.
2. Cải thiện thanh toán và dịch vụ khách hàng
Với một hệ thống SKU được sắp xếp khoa học sẽ giúp cho các dịch vụ khách hàng và nhiệm vụ thanh toán trở nên trơn tru, chính xác. Bằng cách sử dụng số SKU trong hệ thống điểm bán hàng, đảm bảo được rằng hàng hóa và giá của sản phẩm luôn là điểm nổi bật.
Khi thanh toán, các giao dịch mua hàng không chỉ được thực hiện với giá chính xác mà tổng số sản phẩm của bạn sẽ tự động trừ cho các mặt hàng đã bán. Thậm chí có thể biến số SKU của bạn thành nhãn mã vạch có thể quét được để quy trình thanh toán càng trở nên nhanh hơn.
3. Quản lý và lợi nhuận hàng tồn kho
Có thể bạn chưa biết nhưng lỗi quản lý hàng tồn kho là một trong ba nguyên nhân chính gây mất lợi nhuận của hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ. Những tổn thất này là do bất kỳ số lỗi quản trị và nhập dự liệu nào. Càng để lâu, những lỗi nhỏ sẽ biến thành lỗi lớn ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của công ty.
Quả thật, nếu không tổ chức kho lưu trữ bằng cách sự dụng mã SKU sẽ rất dễ để mất theo dõi do tình trạng quá tải. Chưa kể nếu không xác định được vị trí của hàng hóa sẽ không biết mặt hàng nào hết, mặt hàng nào còn. Như vậy, các biện pháp khắc phục sẽ không còn là kịp thời.
Vì vậy, quản lý bằng mã SKU là cách quản lý hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Đồng thời giảm thiểu các lỗi dễ xảy ra trong quản lý hàng tồn kho và tránh tổn thất cho công ty.
III. Đặt Mã SKU Làm Sao Để Đạt Hiệu Quả Cao Nhất?
Cách thức đặt mã SKU rất đơn giản chỉ cần đặt theo chữ cái, hoặc đơn giản hơn là số theo ước định cho những thông tin sản phẩm mà bạn muốn nhập vào.
Một số trường thông tin bạn nên đưa vào mã SKU gồm:
- Thương hiệu
- Chi nhánh
- Danh mục Sản phẩm
- Loại sản phẩm
- Phiên bản sản phẩm
- Size số
- Màu sắc
- Lô sản xuất
Các trường này cần phải có độ chính xác với một trật tự sắp xếp quy chuẩn trong mã SKU. Nó không có yêu cầu về độ dài nhưng bạn nên sắp xếp sao cho dễ hiểu, dễ nhớ, để nó hỗ trợ tối ưu nhất cho công việc của mình.
Chỉ cần nhìn là có thể nhận ra được sản phẩm này, còn size nào, mầu sắc, mẫu mã nào,...
Ví dụ về SKU: Ví dụ, một người bán làm kinh doanh với hàng may mặc sẽ có một mã rất khác với một người bán làm kinh doanh với các phụ kiện thời trang như bông tai, vòng tay, v.v.
Nếu bạn đang bán một chiếc áo Polo Polo màu đen cỡ 34. Thì mã SKU tốt cho loại này có thể là PO-TS-34-BK
- PO – đại diện cho thương hiệu là Polo.
- TS – đại diện cho áo Tee, 34 – cỡ vai.
- BK – đại diện cho màu đen.
Mỗi mã SKU phải được chọn với logic đúng. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng hiểu được các sản phẩm ngay khi bắt gặp mã SKU. Điều cực kỳ quan trọng để theo dõi chính xác hàng tồn kho của bạn. Và do đó tránh được tổn thất.
IV. Cách Tạo Và Đặt Mã SKU
Bây giờ bạn đã hiểu tại sao số SKU lại quan trọng, hãy xem xét 3 bước cơ bản để tạo chúng. Cho dù bạn đang sử dụng hệ thống thủ công hay POS để theo dõi khoảng không quảng cáo, khung công tác cũng giống nhau. Và có, bạn có thể kết hợp các số và chữ cái trong hệ thống số SKU của bạn. Sử dụng bất kỳ logic nào hoạt động cho tổ chức của bạn.
1. Bắt đầu số SKU với số nhận dạng cao nhất
2-3 chữ số / ký tự đầu tiên của mỗi mã số SKU phải đại diện cho số nhận dạng cấp cao nhất. Đây có thể là một bộ phận, loại cửa hàng, hoặc thậm chí là một nhà cung cấp. Với điều này, xem lướt qua số SKU xác định nhóm bán hàng cấp cao nhất và vị trí của bất kỳ sản phẩm nào trong cửa hàng của bạn. Bạn thậm chí có thể sử dụng phần này để xác định vị trí cửa hàng nếu bạn có nhiều hơn một cửa hàng.
2. Sử dụng các chuỗi số giữa để chỉ định số nhận dạng duy nhất
Bạn nên sử dụng phần giữa của số SKU để chỉ định các tính năng độc đáo, chẳng hạn như kích thước, màu sắc, loại mục hoặc danh mục con, cho sản phẩm của bạn; bất cứ điều gì có ý nghĩa khi tổ chức các sản phẩm bạn bán.
3. Kết thúc các số SKU với số thứ tự
Sử dụng đánh số tuần tự (ví dụ: 001, 002, 003) cho chuỗi số SKU cuối cùng giúp việc thiết lập dễ dàng và cũng giúp bạn xác định các mục cũ hơn so với các mục mới hơn trong một dòng sản phẩm. Trong một số trường hợp, việc kết hợp chuỗi số SKU cuối cùng với số sản phẩm của nhà cung cấp cũng có thể hữu ích. Một lần nữa, sử dụng bất cứ điều gì làm cho ý nghĩa hợp lý cho các sản phẩm bạn bán.
V. Những Lưu Ý Về Cách Đặt Mã SKU
1. Tạo mã SKU của riêng bạn
Mặc dù, khi thêm 1 sản phẩm mới, Sapo sẽ tự sinh mã SKU cho sản phẩm đó nhưng bạn nên tự đặt mã SKU. Nhiều chủ shop ngại đặt mã SKU hoặc đặt mã bằng cách thêm tiền tố, hậu tố vào mã SKU của nhà cung cấp, thậm chí dùng luôn mã của nhà cung cấp. Mã SKU là mã quản lý sản phẩm nội bộ, vì vậy hãy tạo ra mã SKU của riêng mình để tự quản lý.
2. Sắp xếp các trường thông tin trong mã SKU
Làm sao để biết nên đưa những thông tin gì vào mã SKU? Sắp xếp như thế nào cho dễ nhớ? Đơn giản thôi, giống như khi bạn phân loại sản phẩm thì làm tương tự như vậy.
Ví dụ 1 sản phẩm laptop, bạn hãy bắt đầu bằng danh mục sản phẩm là “Đồ điện tử” bạn ký hiệu là E, tiếp tục đến loại sản phẩm là “Laptop” ký hiệu là L, sau đó đến thương hiệu, ví dụ là máy tính HP thì bạn ký hiệu là HP, tiếp theo đến kích thước màn hình là 14” ký hiệu là 14, cuối cùng là core i5 ký hiệu là i5… Cứ như vậy, bạn sẽ có 1 mã SKU cho sản phẩm Laptop HP 14” core i5 là: ELHP14i5.
Nên tuân thủ quy tắc đặt từ danh mục từ lớn đến nhỏ cho tất cả các mã SKU, như vậy khi nhìn bất cứ mã SKU nào bạn cũng sẽ dễ dàng định danh được sản phẩm đó nhanh chóng.
3. Đừng tham lam quá nhiều thông tin
Đặt mã SKU có ý nghĩa không có nghĩa là bạn nhồi nhét đủ thứ thông tin vào trong mã SKU. Trong các trường thông tin của sản phẩm, hãy cân nhắc những thông tin nào là quan trọng nhất và giúp bạn phân biệt được giữa sản phẩm này với các sản phẩm khác thì hãy đưa vào trong mã SKU.
Ngoài ra, nếu không muốn sinh ra những mã SKU dài dằng dặc, bạn nên tối ưu số ký tự cho mã SKU khi quy ước cách đặt mã. Ví dụ bạn có 9 nhà cung cấp, bạn có thể quy ước mỗi nhà cung cấp là 1 chữ số trong dãy số từ 1 đến 9 thay vì viết tắt chữ cái đầu của tên nhà cung cấp thành 1 mã 2-3 ký tự.
4. Lưu ý font chữ và ký tự
Trong 1 chuỗi ký tự mã SKU, bạn nên tránh sử dụng các chữ, số dễ gây nhầm lẫn.
Ví dụ: O hay 0 (chữ o viết hoa hay là số 0?); I hay l (chữ i viết hoa hay chữ l viết thường?);…
Nếu như bắt buộc phải dùng những ký tự như thế này bạn có thể quy định chỉ sử dụng chữ viết hoa trong mã SKU, chữ và số được phân cách rõ ràng. Ví dụ: Thay vì đặt mã SKU là BlE019 thì bạn đặt là BLE-019, như vậy bạn sẽ không bị bối rối đó là số hay chữ gì nữa.
Ngoài ra, bạn nên tránh đưa vào mã SKU các ký tự đặc biệt, ví dụ như dấu “/”, “&”, “@”, “#”,… Các ký tự đặc biệt sẽ làm cho người dùng thấy khó hiểu và dễ gây ra các lỗi định dạng khi quản lý bằng phần mềm hoặc bằng file. Bạn cũng không nên bắt đầu mã SKU bằng số 0 vì khi quản lý bằng file excel ví dụ mã SKU là 012345ABC thì phần mềm sẽ đọc là 12345ABC.
5. Dùng phần mềm để quản lý sản phẩm bằng mã SKU đạt hiệu quả tốt nhất:
- Để quản lý sản phẩm bằng mã SKU có nhiều cách khác nhau ví như bằng file excel, bằng Google Sheets… nhưng nó không đạt được nhiều hiệu quả như mong muốn, cũng như tốn khá nhiều thời gian.
- Vì vậy, để đạt được hiệu quả tốt nhất trong quản lý sản phẩm bằng mã SKU bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ của một phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Không chỉ quản lý sản phẩm bằng mã SKU một cách tự động, mà còn giúp bạn quản lý giá cũng như lượng hàng tồn kho,..
Phần mềm quản lý bán hàng của nhanh.vn hiện nay hội tụ toàn bộ các tính năng tối ưu nhất như quản lý hàng hóa bằng mã SKU, mã vạch, quản lý tồn kho, đơn hàng, cũng như quản lý được dữ liệu khách hàng một cách chi tiết nhất, cũng như có rất nhiều ưu điểm nổi bật sẽ giúp công việc kinh doanh của bạn chưa bao giờ có thể nhẹ nhàng đến thế.[/tintuc]
